(1)住地相对集中。住地相对集中，一是有助于活动期间的信息沟通和事务联系，从而有利于加强对活动的领导与管理;二是有助于来宾之间进行非正式的沟通和交流。
(2)距离活动场地较近。来宾住地要尽最靠近会场,这样可以节省时间和交通费用。
(3)设施齐全、确保安全。来宾住宿的宾馆或招待所除应具备基本的生活设施外，还必须具备良好的消防和保安等设施与人员配备,确保安全。
(4)合理分配、照顾特殊。房间的分配有时是一个比较敏感的问题，比如召开一次代表大会，如果各代表团所住的宾馆条件相差太大,就会产生一些误会。有些学术活动，出席者的身份高低不等,安排住房时,有必要做适当的区别。有时，一些来宾自费出席,对房间有特别的要求,应当尽可能予以满足。
(5)规格适中、勤俭节省。在活动费用中,住宿费用往往占很大比例，因此,要根据活动的实际需要来确定所住宾馆的规格，不要盲目追求高规格,动辄租住豪华宾馆。
2.住宿安排工作的程序
(1)制订住宿安排工作方案。大型活动的住宿安排需要事先制订方案，内容一般要包括所住宾馆的地点、规格、费用、房间分配原则等。
(2)统计住宿人数。根据通知的回执统计来宾的大致人数,并据此预算预订的房间数量后统计实际报到的人数,这才是最后落实房间和床位的依据。
(3)分析来宾的情况。预订和分配房间之前,还要仔细分析来宾的基本情况，如来宾的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。一般情况下，应当适当照顾女性，年长者和职务较商者。如果安排两人一间房间，专业相同或相近的与会者同住一间，有利于他们之间进行交流。来宾如果带随行工作人员，则可将他们安排在一起或相邻房间,这样便于他们开展工作。
(4)预订宾馆和房间。预订宾馆和房间除了注意上面提出的几点要求外，还要考虑以下几点。第一,宾馆的房间数量能否容纳住宿人数;如果来宾需要在宾馆内会见客人，还需要其预设大小适中的会客厅。第二，房间的布局是否集中。第三，房间内的生活设施是否齐全并且完好。第四，价格是否合理。
(5)分发房间钥匙。这项本务一般在来宾报到时会同宾馆工作人员一起做。
