不应用传真机传送太长的文件，由于传真机所用的纸张质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚,要长久保存请将传真件复印。如果接收人需要原件备案,诸如一些需要主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。
(2)明确信息。为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面,封面页一般较为正式。有的企业使用“填空式”或封面专用纸，发急件时应在封面正面页注明，因为有的大企业会定时分批发送公函和信笺，如不标明急件,就容易被耽误其上注明传送者与接收者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数等，如此，接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必须认真标明传真页码。
(3)注意保密。未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料,因为公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密,因此任何较私密的事,都最好不用传真机传达。
(4)行文礼貌。书写传真件时,在语气和行文风格上,应做到清楚、简洁，且有礼貌。传真信件时必须用写信的礼仪,如称呼、敬语等均不可缺少,尤其是信尾答字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是经发信者同意的。
(三)计算机的使用
(1)爱护计算机，平时要擦拭千净。擦拭显示屏时，注意不要为了干净,用湿抹布一擦了之,这样会损害屏幕;不用时正常关机;不要丢下就走;外接插件时,要正常退出，避免导致数据丢失、电脑崩溃等故障。
(2)不要利用办公计算机处理自己的私事,或上网查阅与工作无关的内容和资料，避免公为私用的行为。
